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关于印发《广东省政府采购项目档案管理暂行办法》的通知
关于印发《广东省政府采购项目档案管理暂行办法》的通知


各地级以上市财政局,省直有关单位:
    为加强广东省政府采购项目档案的管理,保证政府采购项目档案的完整和规范,根据《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国档案法》,我厅制定了《广东省政府采购项目档案管理暂行办法》。现印发给你们,请认真遵照执行。执行中遇有问题,请及时函告广东省财政厅。



               二〇〇四年九月二十一日



广东省政府采购项目档案管理暂行办法


第一条 为加强政府采购项目档案的管理,有效保护和利用政府采购项目档案资源,根据《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国档案法》的有关规定,制定本办法。
第二条 本办法适用广东省政府采购项目档案管理。
第三条 政府采购监督管理部门负责政府采购项目档案工作的监督和检查。
第四条 政府采购项目档案是反映政府采购活动的重要记录。采购人和采购代理机构在组织实施政府采购项目活动中形成的文件材料,都应归入政府采购项目档案管理,保证档案资料的真实性、完整性。
第五条 政府采购项目档案是指采购人和采购代理机构在政府采购活动中形成的文字、图纸、图表、声像、纸质、磁盘、光盘等不同媒质载体的记录。
政府采购项目档案包括:采购活动记录、采购预算、采购文件、投标、报价文件、评审标准、评审报告、定标、成交文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。
采购活动记录至少应包括下列内容:
(一)采购项目类别、名称;
(二)采购项目预算、资金构成和合同价格;
(三)采购方式,采用公开招标以外的采购方式的,应当载明原因;
(四)邀请和确定供应商的条件及办法;
(五)评审标准及确定中标、成交供应商的依据;
(六)废标的原因。
第六条 采购人和采购代理机构要依法做好政府采购项目档案管理工作,加强项目档案的立卷、归档、保管和销毁的管理,确保政府采购项目档案存放有序、查阅方便,严防毁损、散失。
第七条 采购人和采购代理机构应根据具体采购方式,参照《政府采购档案目录》(附后),建立政府采购项目档案。政府采购项目档案文件、资料应采用标准A4纸记录和打印。工程项目的设计图纸可根据具体情况确定。
第八条 采购人和采购代理机构在政府采购项目合同签订、交付验收完成后,按规定负责收集、整理、立卷、装订、编制目录。政府采购项目档案的管理应指定专人负责,政府采购项目档案不得借出。确需查阅或复制政府采购项目档案,须经本单位负责人批准,并办理登记手续。查阅或者复制政府采购项目档案资料人员,严禁在档案资料上涂画、拆封和抽换。采购人和采购代理机构应设立档案室,建立健全政府采购项目档案查阅、复制的登记制度。
第九条 采购人或采购代理机构应按有关规定制定本部门的档案立卷办法。
第十条 政府采购项目档案的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。
第十一条 保管期满的政府采购项目档案,可按档案管理的有关规定销毁。
第十二条 政府采购项目档案管理人员变更,应当编制档案移交清册,列明应当移交的档案名称、卷号、册数、起止年度、应保管期限、已保管期限等。交接双方按照档案移交清册所列内容进行交接,并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后,交接双方经办人和监交人应当在档案移交清册上签名或盖章。
第十三条 采购人和采购代理机构应积极配合政府采购监督管理部门对其政府采购档案的检查。
第十四条 本办法由广东省财政厅负责解释。
第十五条 本办法发布之日起施行。
附件:
政府采购档案目录
(公开招标采购方式)

一、采购项目采购活动记录表
1.1 采购项目采购活动记录表
二、准备阶段
2.1 确定采购方式文件(或政府采购计划申报表)
2.2 用户需求书
2.3 委托代理协议
2.4 招标预告资料
2.5 招标文件论证资料
2.6 招标文件确认函
三、招标阶段
3.1 招标公告(包括各种媒体刊登公开招标公告的资料记载)
3.2 招标文件发售资料
(包括投标报名、资格预审、 招标文件发售登记表等)
3.3 澄清修改资料(包括澄清会签到表、澄清修改文件、供应商对澄清修改文件的签收资料等)
四、开标阶段
4.1 收取投标文件登记表
4.2 开标会签到表
4.3 开标记录表
五、评标阶段
5.1 评标委员会组建资料(包括采购人委派评委和专家库中抽取的专家确认表)
5.2 评标委员会签到表及有关工作人员签到表
5.3 评标纪律认知资料
5.4 评标报告及其附件
5.5 评标过程有关的变更文件
六、确定中标供应商阶段
6.1 采购人对评标结果的确定文件
6.2 中标通知书和中标结果通知书
6.3 质疑、投诉及处理文件
七、采购阶段
7.1 采购合同
7.2 采购项目验收证明
7.3 资金支付文件及证明
八、附件
8.1 招标文件(另册装订)
8.2 澄清修改文件
8.3 投标人投标文件正本(另册装订)
8.4 其他有关的重要文件
政府采购档案目录
(邀请招标采购方式)

资料内容 页数
一、 采购项目采购活动记录表
1.1 采购项目采购活动记录表
二、准备阶段
2.1 确定采购方式文件(或政府采购计划申报表)
2.2 用户需求书
2.3 委托代理协议
2.4 招标预告资料
2.5 招标文件论证资料
2.6 招标文件确认函
三、招标阶段
3.1 招标公告(包括各种媒体刊登公开招标公告的资料记载)
3.2选择确定被邀请参与投标供应商的方式及名单
3.3 招标文件发售资料
3.4澄清修改资料(包括澄清会签到表、澄清修改文件、供应商对澄清修改文件的签收资料等)
四、开标阶段
4.1 收取投标文件登记表
4.2 开标会签到表
4.3 开标记录表
五、评标阶段
5.1 评标委员会组建资料(包括采购人委派评委和专家库中抽取的专家确认表)
5.2 评标委员会签到表及有关工作人员签到表
5.3 评标报告及其附件
5.4 评标纪律认知资料
5.5评标过程有关的变更文件
六、确定中标人阶段
6.1 采购人对评标结果的确定文件
6.2 中标通知书和中标结果通知书
6.3 质疑、投诉及处理文件
七、采购阶段
7.1 采购合同
7.2 采购项目验收证明
7.3 资金支付文件及证明
八、附件
8.1 招标文件(另册装订)
8.2 澄清修改文件
8.3 投标人投标文件正本(另册装订)
8.4 其他有关的重要文件
政府采购档案目录
(询价采购方式)

资料内容 页数
一、 采购项目采购活动记录表
1.1 采购项目采购活动记录表
二、准备阶段
2.1 确定采购方式文件(或政府采购计划申报表)
2.2 用户需求书
2.3 委托代理协议书
2.4 采购文件确认函
二、 询价阶段
3.1 选择确定被邀请参与询价供应商的方式及名单
3.2 询价文件
3.3 澄清修改文件
3.4 询价通知书
3.5 询价小组组建资料
3.6 询价小组评审报告
四、确定成交供应商阶段
4.1 采购人确认成交供应商的文件
4.2成交通知书和询价结果通知书
4.1 质疑、投诉及处理文件
五、采购阶段
5.1 采购合同
5.2 采购项目验收证明
5.3 资金支付文件及证明
六、附件
6.1 询价文件(另册装订)
6.2 澄清修改文件
6.3 被询价供应商报价文件正本(另册装订)
6.4 其他有关重要文件
政府采购档案目录
(竞争性谈判采购方式)

资料内容 页数
一、采购项目采购活动记录表
1.1 采购项目采购活动记录表
二、准备阶段
2.1 确定采购方式文件(或政府采购计划申报表)
2.2 用户需求书
2.3 委托代理协议书
2.4 采购文件确认函
三、谈判阶段
3.1 选择确定参加谈判供应商的方式及名单
3.2 谈判文件
3.3 谈判小组组建资料及谈判签到表
3.4 谈判纪律认知资料
3.5 参加谈判供应商的签名表
3.6 谈判记录及报价文件
3.7 谈判过程变更文件
3.8 谈判小组评审报告
四、确定成交供应商阶段
4.1 成交通知书和谈判结果通知书
4.2 采购人确定成交供应商的文件
4.3 质疑、投诉及处理文件
五、采购阶段
5.1 采购合同
5.2 采购项目验收证明
5.3 资金支付文件及证明
六、附件
6.1 谈判文件(另册装订)
6.2 参加谈判供应商的报价文件正本(另册装订)
6.3 其他有关重要文件
政府采购档案目录
(单一来源采购方式)
资料内容 页数
一、采购项目采购活动记录表
1.1 采购项目采购活动记录表
二、准备阶段
2.1 确定采购方式文件(或政府采购计划申报表)
2.2 用户需求书
2.3 委托代理协议书
2.4 采购文件确认函
三、谈判阶段
3.1 单一来源采购文件
3.2评审小组组建资料及谈判签到表
3.3供应商的签名表
3.4谈判纪律认知资料
3.5 供应商报价文件
3.6 谈判过程变更文件
3.7评审小组评审报告
四、确定成交阶段
4.1 成交通知书
4.2 采购人确定成交供应商的文件
4.3质疑、投诉及处理文件
五、采购阶段
5.1 采购合同
5.2 采购项目验收证明
5.3 资金支付文件及证明
六、附件
6.1 单一来源文件(另册装订)
6.2 报价供应商的报价文件正本(另册装订)
6.3 其他有关重要文件